Zostańmy w kontakcie
Lofty Kościuszko
ul. Metalowców 13/107
Chorzów 41-500
kontakt@kaizenads.pl
+48 881228124

Time Heist – Czyli jak z ośmiu godzin pracy zrobić cztery

optymalizacja czasu pracy

Wybaczcie nawiązanie do Avengers – fanboy Marvela.

Od zawsze stawiałem na pracę efektywną, a nie efektowną.

Wszak, finalnie liczy się efekt w postaci wykonanej pracy, prawda?
Oczywiście, można tu mówić o 8-godzinnym dniu pracy wydłużanym na siłę, po to żeby pokazać, że ciężko pracujemy… ale ja tego nie kupuję.

Robota ma być zrobiona, jak najlepiej w jak najszybszym czasie, nie tracąc przy tym jakości, bez robienia tzw. “dupo-godzin”.

Dlatego cieszę się, że mogę pracować w Kaizen Ads (カイゼンアッズ), gdzie stawia się na efektywność.

Przechodząc do tematu mojego nomen, omen pierwszego artykułu (który ani trochę nie jest podparty żadnymi badaniami 🙂 – co to, to nie), jest to bardziej zbiór osobistych doświadczeń i czynności, które pozwoliły mi wykonywać te same działania dwa, a w przypadku niektórych… nawet trzy i cztery razy szybciej.

Muszę tu jednak zaznaczyć, że nie zawsze będziemy w stanie tego dokonać.
Dużo zależy od specyfiki naszej pracy. Myślę, że na wstępie możemy odrzucić wszelkie działania kreatywne, których czasu realizacji nie sposób przewidzieć.
Biorąc również pod uwagę charakter mojej pracy, odnoszę się tutaj stricte do pracy biurowej.

No dobra, ale od czego tu zacząć?

Oczywiście wiadome jest, że od kawy.
Najlepiej takiej zalanej energetykiem…

Mem energetyk

A tak poważnie, to kluczowym elementem jest oczywiście organizacja pracy.

Rzecz w tym, że ten popularny frazes, jest kluczem do realizacji naszego planu.
Zazwyczaj jednak, mówiąc o organizacji pracy, myślimy tu o rozplanowaniu działań na dany dzień i to by było na tyle.

Nie.
Chociaż w sumie trochę tak

Po zaplanowaniu działań na dany dzień „byłoby na tyle”, dlatego też wrócę do tego na końcu artykułu.

Organizację pracy, o której mówi ten artykuł, trzeba wdrożyć od podstaw.
Inaczej to, co osiągniemy, niewiele będzie miało wspólnego właśnie z organizacją pracy.

Do sedna!

Organizacja miejsca pracy

Bardzo ważnym elementem, od którego organizację pracy należałoby zacząć to odpowiednio przygotowane stanowisko pracy.

Nie chodzi tu bynajmniej o test białej rękawiczki, a komfortowe dopasowanie stanowiska pracy do naszych potrzeb i swego rodzaju „upodobań”, które mogą wpłynąć na Twoją efektywność.

W moim przypadku jest to szybki komputer, dodatkowe monitory, odpowiednia klawiatura, wygodna, dopasowana do mojej dłoni myszka, a co najważniejsze – dobre słuchawki i pełny kubek.

Jeśli dla Ciebie istotnym będzie notes, kalendarz, tablet czy jeszcze coś innego, jak najbardziej powinieneś zadbać, aby znalazło się to na Twoim biurku.

Pierwszy element tego planu zawładnięcia światem wydaje się banalny, jednak nie jest bez znaczenia.

Dzięki odpowiednio przygotowanemu stanowisku wszystkie potrzebne narzędzia masz pod ręką, a co najważniejsze – czujesz się komfortowo.

No dobra, stanowisko już mamy. Co dalej?

Czas zająć się tym, co mamy na komputerze, a mówię tu o „nawigacji”.

Ta kwestia jest różnie rozwiązana w różnych przedsiębiorstwach – od przechowywania plików fizycznie na danym komputerze, przez dyski w chmurze, po wewnętrzne serwery plików.

Odpowiednie katalogowanie i sortowanie plików z początku może przysporzyć trochę problemów, zwłaszcza jeśli mówimy tu o dyskach w chmurze czy wewnętrznym serwerze (bez administratora nic nie zrobimy), jednak odwdzięczy się z nawiązką.

Osobiście, jestem zwolennikiem wewnętrznego serwera plików.
Dobrze rozplanowany pozwala usprawnić pracę nie tylko jednostce, ale całemu zespołowi.

Dodajmy do tego kwestie dodatkowego zabezpieczenia plików, zarówno przed ingerencją osób niepowołanych, jak i przed np. przypadkowym usunięciem (backup).

Dzięki odpowiedniemu katalogowaniu nie tracimy czasu na przeglądanie X folderów w poszukiwaniu tego jednego dokumentu czy arkusza kalkulacyjnego.

zabezpieczenia plików

Jak już jesteśmy przy arkuszach kalkulacyjnych…

Ile razy to ja już słyszałem, że „mi tam Excel nie jest potrzebny”.
Jest. Tylko jeszcze o tym nie wiesz.

Powiem więcej – Excel jest absolutnie niezbędny w pracy biurowej.
Koniec, kropka.

Excel to podstawa w w mojej organizacji czasu pracy. To właśnie jemu (w około 70%) zawdzięczam efekt, który jest podtytułem tego artykułu.

O zaletach Excela napisano już tysiące stron i nie ma sensu tego powielać, dlatego też przejdę bezpośrednio do kwestii, w których wykorzystuję go w mojej pracy.
A mówię tu stricte o pewnych formach automatyzacji.

Ile razy potrzebowaliście wysłać komuś tabelkę lub wykres?

A może prosty spis nazwisk czy adresów mailowych?

Pół biedy, jeśli robimy to raz – przeznaczymy na to jedną czy dwie godziny. Trudno.
A co jeśli robimy to co miesiąc lub co tydzień?

Osobiście, mając do zrobienia więcej niż 10 tego typu tabel w każdym miesiącu, skonstruowałem odpowiednie formuły. Dzięki czemu tabele, których przygotowanie zajmowałoby mi co miesiąc, lekko licząc – 15 godzin, przy zastosowaniu automatyzacji ten sam efekt pracy zajmuje mi około 30-45 minut.

A to tylko niewielki wycinek tego, jak bardzo Excel pomaga przy organizacji czasu pracy.

Oczywiście – nie musisz znać Excela, jednak w Twoim biurze na pewno jest ktoś, kto będzie mógł Ci w tym pomóc… U nas jestem to ja 😀
Tak, wiem – jestem fanatykiem.

Excel w pracy menedżera

Mówiąc o narzędziach, bo nie tylko Excelem człowiek żyje (chyba, nie wiem).  Kolejnym bardzo ważnym narzędziem dla wielu, może okazać się porządny menadżer haseł.

Dzięki niemu nie musimy już pamiętać danych logowania do witryn, ale również do sieci, czy zabezpieczonych plików.

Warto tu również wspomnieć, o możliwościach udostępniania haseł, co znacząco usprawnia pracę nad konkretnym projektem między zespołami.

Nieskromnie powiem, że maczałem paluchy we wdrożeniu takiego narzędzia w naszej firmie 🙂

Ktoś powie – przecież przeglądarka zapamiętuje hasła, a hasło można wysłać komuś mailem czy o zgrozo przez Messengera.

Owszem, jednak dobry menadżer haseł zapewnia szyfrowanie z 256-bitowym kluczem symetrycznym AES (zabezpieczenie na poziomie banków czy organizacji rządowych), czy możliwość działania w oparciu o OTP (hasła jednorazowe, zmieniane po każdym użyciu).

Współpracując z klientami, bezpieczeństwo danych jest dla nas najważniejsze.

Warto zrobić rozeznanie w kwestii oprogramowania, które może nam pomóc w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Jeśli chodzi o mnie, to pozostało mi tu jeszcze jedno narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie pracy.

A jest nim oczywiście serwis z muzyką.
No bez tego, to ja sobie pracy nie wyobrażam. Tutaj oczywiście kwestia indywidualna – jedni wolą pracę w ciszy, ja z kolei nie wyobrażam sobie pracy bez muzyki.

Powiem więcej – zakładając słuchawki, odcinam się od świata zewnętrznego, co pozwala mi całkowicie skupić się na wykonywanej pracy.

 

Dobra to teraz już nie będzie tak kolorowo.

I tu akurat bardzo często możemy trafić na ścianę, gdyż ten element nie zależy w pełni od nas.

Komunikacja.

Odpowiednie formułowanie komunikatów stanowi klucz, do optymalizacji czasu pracy. Tutaj, pozostaje nam uczulić współpracowników oraz klientów, aby zlecając nam konkretne działania, udzielali nam wszystkich istotnych informacji.
Musi to jednak działać w obie strony.

Oczywiście – wykonując bardziej złożone działania, często będziemy prosili o doprecyzowanie o co chodzi drugiej stronie, aby nie wykonywać pracy niepotrzebnie.

Ważnym jest jednak, aby ograniczyć to do minimum.

Im więcej informacji otrzymamy na wstępie, tym szybciej możemy zabrać się do pracy, nie tracąc czasu na zdobywanie podstawowych danych.

Warto też w tej kwestii popracować nad sobą, aby działania związane z doprecyzowaniem tematu, nie odrywały nas zupełnie od wykonywanej pracy.
Mowa tu o popularnym ostatnio #multitasking.

multitasking w agencji marketingowej

A cóż to takiego jest multitasking i jak go zastosować?

Trzeba tutaj zaznaczyć, iż nie każdemu taka forma pracy będzie odpowiadała.
Niemniej, to jeden z głównych elementów, który pomógł mi uzyskać własny „Time heist”.

W skrócie (tak, tak – do brzegu), wielozadaniowość.
W tym przypadku chodzi mi tutaj o wykonywanie wielu działań w danym czasie.

Dla przykładu – działamy na arkuszu kalkulacyjnym i zostało nam np. 20 minut pracy z tym arkuszem.

W międzyczasie dostajemy maila, gdzie koniecznym jest doprecyzowanie informacji.

Warto w takiej sytuacji oderwać się na dwie minuty od tego arkusza i poprosić adresata maila o doprecyzowanie.

Dzięki temu, kończąc wspomniany arkusz, możemy mieć już komplet informacji potrzebnych do wykonania następnego działania.

Zaoszczędzamy tym samym czas zarówno swój, jak i adresata maila, który może od razu działać.

Zdecydowanie pomaga tutaj posiadanie większej ilości monitorów.
W konfiguracjach z czterema monitorami nie chodzi o wygląd stanowiska – serio.

 

To już koniec?
Prawie – serio.

Nadszedł czas, w którym możemy planować działania na dany dzień.
Tutaj jednak również sugeruję dobrze to przemyśleć.

Efektywne planowanie działań na dany dzień nie jest jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać.

efektywne planowanie działań

Musimy tutaj brać pod uwagę priorytet, czas wykonania działań oraz charakter prac.
Dlatego też tak ciężko jest ustalić jeden konkretny klucz, według którego możemy planować działania.

Osobiście, preferuję planować dzień w oparciu o priorytet, a następnie charakter działań, dzięki czemu nie odrywam się od danego narzędzia.

Jedno z działań w Google ADS ma wysoki priorytet? Robię wszystko, co mam do zrobienia w Google ADS.

Później robię wszystko, co mam do zrobienia z arkuszami kalkulacyjnymi itd.
I tym sposobem dobrnęliśmy do podsumowania.

No w końcu….

Jestem upierdliwy i dużo gadam (piszę) prawda?

Wybaczcie, niewiele z tym mogę zrobić – taki już jestem.

To tylko moje doświadczenia, jednak jeśli przeczytałeś do końca – nie wydaje Ci się, że część rzeczy faktycznie może usprawnić pracę również u Ciebie?

Nie jest to tutorial, nie jest to artykuł merytoryczny czy badania na określonej grupie osób. Faktem jest jednak, że w moim przypadku powyższe czynności dały swój efekt aż za bardzo.

Działania, których wykonanie zajmowało mi 8 godzin dziennie, wykonuję obecnie w 4 godziny.

Pod warunkiem że w słuchawkach gra coś dobrego 😉

Jesteś zainteresowany współpracą?

Napisz: kontakt@kaizenads.pl

Zadzwoń: +48 881 228 124

Autor

Author avatar
Piotr Hanus
Data Analyst

Komentarz specjalisty

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *